Toda la comunicación en una comunidad educativa debe seguir la identidad de la marca. Parte de ello se logra a través de la definición del tono de voz. Y, si bien la voz es invariable porque se apega a la personalidad de marca, el tono si se puede ajustar en cada ocasión.
En esta oportunidad te contamos qué es el tono de voz, los beneficios de definirlo y cómo establecerlo para cada caso.
Como ejemplo previo, te dejamos un video en el que se explica lo que es la voz y tono de marca en el mundo del marketing.
¿Qué es el tono de voz?
El tono de voz corresponde a las diferentes formas en que una empresa o marca transmite un mensaje o idea.
Aplica tanto para una comunicación oral, como para la escrita. De allí que abarque la comunicación verbal en todas sus presentaciones.
En resumen, el tono de voz es el uso del lenguaje específico que aplica una marca para dirigirse a su público objetivo. No obstante, implica unos elementos que no son verbales para ir en consonancia con la identidad de marca.
Para comprender mejor lo que es el tono de voz hay que saber que, la voz de una marca denota sus valores y misión, lo cual va implícito en la personalidad de la marca. Mientras tanto, el tono se ajusta de acuerdo con el tipo de mensaje y a quién se le va a comunicar en determinado contexto.
Por ejemplo, Coca-Cola tiene una voz jovial. No obstante, vemos que en su publicidad adopta un tono inspirador o retador, según la temporada del año. Mientras tanto, vemos instituciones que tienen una voz formal, pero que según la ocasión pueden tomar un tono informativo, persuasivo o educativo.
Beneficios de tener un tono definido en tu comunicación
Contar con un tono de voz definido te llevará a establecer una comunicación consistente en los diferentes canales y entre los diferentes públicos objetivos.
Veamos entonces los beneficios de definirlo para tu institución educativa:
- Muestra una imagen consistente y auténtica.
- Genera confianza entre el público objetivo.
- Mejora la recepción de la información a comunicar.
- Eleva la experiencia de cliente (alumnos y prospectos).
- Facilita el posicionamiento de marca.
- Vuelve más sencillo el trabajo del equipo encargado de la comunicación institucional.
- Incrementa los resultados de las estrategias de marketing, publicidad y ventas.
- Brinda un lineamiento más claro sobre qué decir y cómo decirlo.
- Ayuda a definir con claridad los requisitos que deben tener los comunicados por los diferentes canales de comunicación.
Consejos para definir el tono adecuado
Para tener éxito con la definición del tono de voz para tu institución educativa u oferta académica hay que tener en cuenta algunos elementos imprescindibles.
Esto es lo que te recomendamos:
- Define la personalidad de tu marca. Imagina que tu marca es una persona e identifica los rasgos con los que quieres que la identifiquen. Por ejemplo, si es profesional, amigable, divertida, etc. También, el conjunto de valores, su misión y lo que hace.
- ¡Cuida el lenguaje! Elige el conjunto de palabras y términos que no pueden faltar, con las que definitivamente se identifica tú marca. Asimismo, las que nunca deberían usarse. Del mismo modo, determina si lo más adecuado es un lenguaje técnico, sencillo, científico, serio, etc.
- Determina el propósito. Marca el o los propósitos que se deberán cumplir con los diferentes tipos de comunicación. Por ejemplo, informar, educar, inspirar, persuadir, vender, entretener y engagement (generar compromiso).
- Identifica los canales adecuados. Haz una lista de los canales de comunicación que usas (redes sociales, sitio web, atención presencial, presentaciones, videos, etc.). Asigna el propósito de comunicación para cada canal y luego te será más sencillo encontrar el lenguaje y tono de voz para cada uno.
- Tipifica los comunicados y contenidos. Enlista los formatos de comunicación que usas y relaciona el uso que le das a estos. Por ejemplo, puede ser que los textos del sitio web sean más de carácter informativo, mientras que los de redes sociales sean para entretener y crear comunidad. Pero ambos bajo el mismo tono de voz.
- Construye un Buyer persona. Crea el buyer persona (puede ser más de uno) al que se dirige la comunicación en la institución. Esto te ayudará a entender qué tono de voz es más adecuado. Incluso, te facilitará la elección del canal, mensaje y contenido más relevante en determinado momento.
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Ahora, la comunicación omnicanal es una necesidad en el sector educativo y esto se hizo más evidente tras la pandemia. Vimos cómo las plataformas educativas tomaron protagonismo para dar acceso a la educación formal e informal.
Las instituciones que ya contaban con este tipo de tecnología lograron sobreponerse al desafío de manera ágil. Mientras tanto, las que no habían iniciado este camino, presentaron serias dificultades.
Ahora, tras varios años de la coyuntura, queda claro que las plataformas educativas no solo posibilitan la formación, sino que, además, son ventajosas. Es el caso de Infomatika, nuestra plataforma educativa integral.
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- Cambios y ajustes para la personalización de los formatos e información en procesos de inscripción.
- Gestión de noticias.
- Módulo de e-mail.
- Módulo de Buzón de mensajes (interacción entre docentes y alumnos).
- Gestión integral de promociones.
- Gestión de convenios.
- Gestión de códigos de referencia para marketing online.
A través de funcionalidades para la comunicación institucional, en una misma plataforma, será más sencillo coordinar que los comunicados se apeguen a la identidad de marca.
Conclusiones
El tono de voz en la comunicación institucional se debe ajustar según el propósito del mensaje, el canal, el tipo de comunicado y el público objetivo. No obstante, debe siempre mantener la voz de la marca, la cual es invariable porque denota su personalidad.
Es importante definirlo porque de esto depende la imagen de la institución y la efectividad en la comunicación. Los beneficios de lograrlo es ganar un lugar en la mente del público objetivo, ganar su confianza y facilitar el éxito en las estrategias y esfuerzos de las áreas encargadas de comunicar.
Para definir el tono de voz hay que establecer claramente una identidad de marca, en la que contempla tanto la identidad verbal como la visual.
Aunado a lo anterior, hay que identificar los canales, el propósito, el público objetivo y el formato de comunicación. Para cada uno de estos elementos puede variar el tono, por lo que hay que establecerlos y tenerlos en cuenta.
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