Implementar un CRM con éxito es uno de los resultados que empresas e instituciones educativas de todo el mundo quieren lograr. Este sistema para la optimización de la relación con los clientes, es uno de los básicos en las organizaciones. Por supuesto, el sector educativo no es la excepción.
Si quieres saber qué necesitas y cómo hacer de la implementación del CRM todo un éxito, te invitamos a leer este contenido.
Antes, te dejamos un video con la solución tecnológica que te ayudará a hacer de la implementación del CRM un éxito:
Qué tener en cuenta antes de implementar un CRM
Antes de implementar un CRM en tu institución educativa (formal o informal) es importante que tomes en cuenta ciertos aspectos clave.
Se trata de unos elementos que te ayudarán a construir el plan de implementación con bases sólidas y sin desviarte del camino.
 Veamos cuáles son:
Conocer el proceso de inscripción
Lo esencial es tener claridad del proceso de inscripción para tu oferta educativa. Define las fases en las que se avanza a un contacto o estudiante prospecto para reconocer el flujo de trabajo que deberá facilitar el CRM. Asimismo, determina los puntos de contacto a lo largo del embudo de ventas.
Para establecer este proceso de venta, lo ideal es diseñar un mapa o diagrama de flujo en el que se describa el camino que atraviesa un prospecto desde que presenta interés por el producto/servicio hasta la culminación de la venta. Allà podrás marcar los puntos de contacto con los clientes (estudiantes/potenciales estudiantes).
Lo anterior te ayudará también a determinar los procesos relacionados en la relación con los clientes y los responsables que participan en ellos. Como sabemos, pueden ser varios, desde la captación e inscripción, hasta las re-matrÃculas y fidelización de los estudiantes.
Identificar objetivos
Para poder evaluar si logras tener éxito al implementar un CRM es indispensable que te plantees unos objetivos a alcanzar con este proyecto. Hazlo de un modo especÃfico, cualitativo, cuantitativo y fijado en un periodo de tiempo.
Estos objetivos se pueden orientar a nivel del proceso de implementación en sÃ, como hacia los resultados en la relación con los clientes luego de la puesta en marcha del CRM.
Por ejemplo, algunos objetivos con la implementación del CRM serÃan:
- Incrementar la satisfacción de estudiantes en un 10% semestral.
- Aumentar la conversión de Leads en un 5% mensual.
- Reducir los Costos de Adquisición de Clientes (CAC) en un 7% anual.
En este punto también puedes definir un presupuesto, siendo un objetivo financiero que buscar alcanzar y no sobrepasar al implementar un CRM.
Identifica las necesidades que tienes que cubrir
Prioriza las necesidades que buscas satisfacer al implementar un CRM. Ello te facilitará el proceso de decisión sobre la herramienta ideal para tu institución.
A su vez, ello te llevará a hacer una mejor inversión, pues invertirás en lo que realmente le urge a tu negocio educativo.
Por ejemplo, supongamos que en la relación con los estudiantes tu prioridad es la gestión de cobranza porque la cartera vencida es crÃtica. En ese caso, el CRM indicado es el que te permita integrar campos de estado de pagos, quizás también el sistema de facturación y de pagos.
Después de la implementación
Luego de definir lo anterior y elegir efectivamente el CRM, con las funcionalidades adecuadas para las necesidades, objetivos y procesos de tu organización, es hora de medir y controlar los resultados. Estos son los pasos a seguir para ello:
Análisis
El análisis del funcionamiento y de los resultados del CRM comienza desde el momento de las pruebas piloto. Cuando este ingresa a operación ya ha pasado por una serie de ajustes según los hallazgos y requerimientos procedentes del equipo operativo.
Posteriormente, el análisis debe ser continuo para comprobar que se ha cumplido con la integración tecnológica esperada.
Seguimiento
El seguimiento tras implementar el CRM debe ser continuo y permanente. Por un lado, necesitas hacer seguimiento a los objetivos de la implementación tecnológica y, por otro, debes revisar que técnicamente el sistema funcione de forma óptima.
Con el seguimiento del CRM también puedes detectar necesidades de mantenimiento y actualización del sistema. Ello es vital para garantizar su aprovechamiento a lo largo del tiempo y hacer de tu inversión una a largo plazo.
Optimización
La optimización es un paso necesario para pulir la solución tecnológica y hacer que muestre el más alto desempeño en la organización.
Ahora, optimizar el CRM no solo implica un ajuste tecnológico por parte de soporte técnico. También consiste en lo que haces con la información que este provee. Si la información no está siendo útil, quizá debas darle un ajuste a las configuraciones.
Con solo personalizar la comunicación y aprovechar los datos centralizados que este provee, ya puedes optimizar su uso. Lo mismo ocurre cuando automatizar procesos con base en los flujos y segmentaciones que el CRM permite.
Por supuesto, para que esto sea posible debes asegurarte de elegir un CRM con tecnologÃa a la altura. El indicado es el CRM en la nube, escalable, flexible y compatible con integraciones de sistemas y aplicaciones para la comunicación.
Asimismo, un proveedor que te facilite el servicio de consultorÃa, implementación y soporte. Todo esto lo encuentras con Infomatika, nuestra solución para el sector educativo.
Conclusiones
El CRM es una solución tecnológica ventajosa en el sector educativo. De allà que muchos busquen su implementación exitosa. Para lograrlo debes tener lo siguiente:
- Conocer el proceso de venta.
- Identificar objetivos.
- Identifica las necesidades que tienes que cubrir.
Luego de la implementación del CRM también hay unos pasos que te permitirán un éxito continuado tras su integración:
- Análisis.
- Seguimiento.
- Optimización.
Finalmente, cuida tu inversión eligiendo un CRM en la nube, especializado en las necesidades del gremio, tal como Infomatika.Â
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