La gestión de cobro se define como la administración y control que se tiene en las transacciones monetarias de los alumnos de tu institución. La organización de la gestión de cobro, se encuentra anclada al departamento de tesorería.
Para ello, los software gestores de cobro, que se encargan de la validación de pagos de los alumnos, comprobación de saldos, validación de datos de cada estudiante, entre otras labores, son indispensables.
¿Quieres saber cómo InfoMatika puede simplificar el proceso de gestión de cobro? Sigue leyendo.
Qué es la gestión de cobros
Cuando hablamos de la gestión de cobro, hacemos referencia a las operaciones necesarias que se llevan a cabo para cancelar una obligación contraída. En una institución, este aspecto es sumamente importante para lograr mantenerse en pie.
Hay muchos elementos para poder realizar una gestión de cobro efectiva en tu instituto, a continuación, te mostramos algunos:
- Contar con un canal de comunicación efectivo. De esta manera, tus alumnos podrán saber cuánto pagar, cómo y cuándo hacerlo. Esto evita la morosidad e incentiva la continuidad de la matrícula.
- Crear mensajes que incentiven el pago con base en las posibilidades, negociaciones y acuerdos previamente pactados.
- Conocer al alumno con profundidad es vital para realizar una gestión eficiente. Es recomendable enfocarse en su historial desde la primera vez que estuvo en la institución.
- Evaluar de manera cautelosa cuáles son los motivos del retraso, en caso de que los hubiese.
- Enviar recordatorios de la deuda contraída puede ser una buena estrategia, en este aspecto, puedes ayudarte de la tecnología.
- Establecer una estrategia que te permita realizar una buena gestión de cobro, estableciendo tiempos límite y, en su caso, penalizaciones.
- Promover incentivos que te permitan aumentar la posibilidad de recibir el pago de manera temprana.
¿Cuál es la importancia de la gestión de cobros?
Uno de los procesos administrativos más importantes de tu institución, es la gestión de cobros.
Si la gestión de pagos de tus estudiantes se mantiene al día, podrás disfrutar de una buena gestión de cobros para el área tesorería, por lo que, tendrás un mayor porcentaje de liquidez, además de tener un flujo de fondos predecible.
En InfoMatika te ofrecemos la posibilidad de contar con una plataforma completamente confiable y novedosa que te permitirá realizar esta gestión de manera adecuada, eficiente y automatizada si utilizas medios de cobro on-line.
Consejos para tener una gestión de cobros eficiente
La gestión de cobro que realizas en tu institución debe tener plasmada una estrategia para establecer acuerdos eficientes con tus estudiantes.
Para ello, es esencial que tomes en cuenta algunos elementos que harán este proceso mucho más simple:
Impulsa nuevos canales de comunicación
La era de la digitalización ha llegado y las instituciones educativas no pueden quedarse atrás. Adiciona nuevos canales, formas y métodos de comunicación que incluyan tecnología como chatbots, mails, voice, entre otros. Adicionalmente, a las llamadas tradicionales y a las entrevistas, tendrás que sumarle herramientas tecnológicas para optimizar los procesos en la institución.
Cuando tienes una herramienta óptima, es posible, incluso que puedas realizar un seguimiento de los mensajes enviados, en caso de que sean recibidos, leídos o no.
Estos datos son de gran importancia al momento de gestionar acuerdos de pago con tus alumnos.
Fomenta la Omnicanalidad
Cuando se realiza una gestión de acuerdo de pago, uno de los factores fundamentales es la omnicanalidad. Es importante ofrecer a los alumnos distintos medios de comunicación para establecer prioridades y mejor feedback y, a la vez, que toda la información vertida en los diversos canales se concentre en un mismo lugar para poder darle seguimiento.
Emite comunicados de deudas eficientes
El área administrativa es la encargada de enviar comunicaciones relacionadas con los pagos pendientes, tomando en cuenta las especificaciones del tipo de mora.
Los mensajes personalizados pueden ser programados y enviados de manera automática con el apoyo de una plataforma educativa adecuada.
En InfoMatika tenemos un software que se adapta por completo a tus necesidades y con la tecnología que necesita tu instituto.
Segmenta las deudas
Es importante dejar claro que no todos los estudiantes con pagos pendientes son iguales, tampoco incumplen en el pago por los mismos motivos.
De esta manera, surge la necesidad de segmentar la deuda tomando en consideración los tiempos de retraso. Cuando haces esto, podrás elegir el canal más adecuado para gestionar el pago.
Así mismo, es posible diseñar las mejores opciones para el alumno, refinanciando, reducción de intereses, entre otras acciones.
Ofrece varios medios de pago
Una de las mejores formas de negociar con los alumnos que tienen pagos pendientes, es ofreciendo distintas alternativas de pago.
Si necesitas recuperar las cuotas vencidas, es vital ser flexibles en cuanto a formas y medios de pagos, tomando en consideración las posibilidades de cada alumno.
Pero, es importante hacer acuerdos personalizados o bien grupales a través de una segmentación previamente realizada.
Automatiza los procesos con Software Especializados
Una de las mejores formas de realizar una gestión de acuerdos de pago, es a través de un software especializado, dado que ayuda a realizar las labores del recurso humano del área administrativa.
Los software especializados como el que ofrecemos para ti en InfoMatika, te permiten la gestión de:
- Pagos manuales.
- Procesamiento automático de pagos on-line.
- Planes de pagos en distintas monedas.
- Métodos de pago.
- Recargos por cuotas vencidas, entre otras funcionalidades.
Conclusiones
Uno de los procesos más importantes para tu institución educativa, es realizar una buena gestión de cobros. Las plataformas educativas se caracterizan por ofrecer herramientas de gran tecnología para tu institución.
Son muchas las modalidades que puedes aplicar para gestionar adecuadamente los cobros con tus alumnos. Es vital que lleves el control y manejes las estrategias adecuadas para mantener la rentabilidad de tu instituto.
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