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Procesos Administrativos de un Curso Virtual
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Es habitual que, cuando se organiza alguna capacitación o clase a distancia, se pasen por alto los necesarios procesos administrativos de un curso virtual.

Aunque se trate de una formación no centralizada, un curso online requiere de los mismos cuidados, procesos, trámites y protocolos que una formación presencial. Y, además, de algunos requerimientos muy concretos.

Vamos a hablarte de todas las gestiones que rodean a la organización y realización de un curso virtual, para que no te falte ninguno de estos procesos en la próxima formación que gestiones.

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¿Qué hay detrás de un curso virtual?

Para comprender la necesidad de procesos administrativos en un curso virtual, debemos comprender las particularidades de este tipo de educación.

Un curso virtual es parte de la llamada “educación a distancia digital” o “e-learning”. Este tipo de formación nace para solventar una necesidad: cuando se produce la separación física de maestros (instructores) y estudiantes en el momento de su impartición.

Esto implica la implementación, en tiempo real, de tecnologías y dispositivos que permitan la comunicación en ambas vías de alumno-profesor y alumno-alumno, de manera que se reproduzca, hasta donde sea razonable la dinámica de un salón de clases presencial.

El aprendizaje a distancia comenzó como una manera de aportar a poblaciones con tiempo limitado para acudir a un salón de clases concreto (trabajadores o poblaciones en confinamiento) o formaciones, por razones de logística, el ponente no podía trasladarse.

Con la irrupción de la pandemia, los cursos virtuales se convirtieron en la norma para seguir adelante con diferentes modalidades educativas durante los dos años que duró el confinamiento obligatorio.

Con el atenuamiento de las medidas sanitarias, la educación a distancia ha permanecido como una herramienta necesaria, protagonista de modelos virtuales o híbridos.

Durante su desarrollo, a la vez que ha demostrado algunas ventajas (su bajo costo, la eficiencia al implicar a un gran número de alumnos y el uso de herramientas audiovisuales), la educación a distancia ha demostrado ser tan exigente y rigurosa como la educación presencial.

Es por ello mismo que hablaremos de los procesos administrativos de un curso virtual.

Procesos administrativos que implica un curso online

Si quieres que una formación online cumpla con todo el rigor que toda modalidad educativa debe otorgar beneficios tanto para quienes lo reciben como para quienes lo imparten, es necesario que cumpla con una serie de requisitos administrativos.

Es decir, que cumpla con todos los protocolos de administración y logística que incluyen:

  • Inscripciones.
  • Pagos.
  • Bajas.
  • Carga y administración del curso.

Aspectos que consideran desde la atracción y acopio de estudiantes hasta la implementación tecnológica de la formación en sí misma.

Vamos a ver las características de cada uno de estos aspectos.

Inscripciones

Esta es, tal vez, la parte más importante de un curso a distancia, ya que, a la vez, tiene que ver con el diseño mismo del curso y es la fuente que permite su realización. Es un proceso que conlleva varias etapas.

  1. Diseño del curso: Los contenidos, necesidades, duración y limitaciones de una formación online quedan de manifiesto desde su diseño mismo. También se establece el número de participantes.

Este es el dato que guía el proceso de inscripción: el número de estudiantes que puede ser atendido y formado en el curso.

Suele cometerse el error de creer que, por su naturaleza misma, un curso online permite una mayor cantidad de alumnos. En realidad, la modalidad no presencial requiere de tiempos e instrucción para que cada alumno desarrolle las habilidades y competencias necesarias.

  1. Atracción, selección y reclutamiento: Una formación a distancia no tiene razón de ser si no llega a su cupo mínimo. Con ese fin, dentro de los procesos administrativos de un curso virtual que deben considerar se encuentra la promoción.
  2. La promoción (a través de redes sociales, materiales impresos o canales institucionales, entre otros) permite atraer a los interesados y beneficiarios, objetivos de la formación.

Con el objetivo de retenerlos, seleccionarlos e inscribirlos, es recomendable establecer canales de comunicación en tiempo real:

  • Formularios de llenado online.
  • Casillas de correo para recepción de documentos de validación.
  • Envío de materiales de inducción y presentación.

Entre otras estrategias de captación.

En este punto es muy importante contar con personal para la validación de documentos y de que cada alumno cumpla con la formación necesaria para participar en el curso.

Es recomendable que, en el caso de una formación a distancia, todo el proceso de inscripción se realice online, evitando realizar trámites presenciales. 

Pagos

La captación de los pagos es un tema en el que debe invertirse para ahorrar tiempo y esfuerzo, y ganar eficacia. Es necesario brindar a los participantes todas las facilidades y alternativas para liquidar el pago por el curso.

Una de las maneras de conseguirlo es establecer un sistema de pagos online dentro del sitio del curso que ofrezca, entre otras facilidades:

  • Diversos sistemas de pago (tarjetas, depósitos, transferencia…)
  • Multi-moneda, multi-región y multi-idioma.
  • Envío automático de recibos y comprobantes de pago.
  • Acceso inmediato a contenidos y salones virtuales tras la acreditación del pago. 

Es vital que los pagos puedan realizarse con comodidad e inmediatez, pues esta es la parte más sensible de la experiencia de los participantes. Con una plataforma adecuada y suficiente evitarás problemas, retrasos y deserciones. 

Bajas

Como parte del diseño del curso online, es necesario establecer los mecanismos y razones de una baja administrativa, y los casos en los que se permite una baja voluntaria de los participantes del curso.

Esto, considerando que la baja se presentan en estos dos escenarios:

  • Baja administrativa: Aquellos casos en los que un estudiante provoca su baja por parte de la institución impartidora por razones de reglamentos (faltas, rendimiento, omisión de pagos…).
  • Baja voluntaria; Aquellos casos en los que se permite que un estudiante abandone el curso sin penalizaciones ni pérdida de privilegios (por ejemplo, con la alternativa de retomar en otra ocasión el curso).

También es necesario contar con una plataforma que permita gestionar estas bajas, así como el número de participantes y sus actividades. Un programa o un medio de control que, también, refleje el impacto económico de estas bajas sobre el perfil del curso y permita trazar estadísticas para un control de calidad y de incidencias.

Carga y administración de curso

Una vez que tu curso virtual se va a poner en marcha, hay toda una serie de aspectos a considerar, implementar y administrar.

  • Habilitación de Campus Virtual en donde se van a llevar a cabo las sesiones y, en el caso de que se destine a más de una sede, la administración unificada y centralizada de todas ellas.
  • Seguimiento técnico de cada una de las sesiones para resolver incidencias y llevar un control de calidad académica.
  • Control de asistencia en tiempo real.
  • Comunicación fluida e instantánea que considere el uso de e-mails masivos y automáticos para coordinar acciones y tareas. También el uso de foros y mensajería para realizar anuncios urgentes.
  • Coordinación académica que lleve el alta de cursos y clases, la agenda de actividades, las calificaciones y brinde de manera oportuna material de estudio. De la misma manera, que realice el seguimiento de docentes, tutores y auxiliares.
  • Coordinación técnica que gestione servidores, herramientas IT y archivos.

Al final de cuentas, de la oportuna realización de todos estos procesos administrativos de un curso virtual depende su buena puesta en marcha.

¿Por qué es importante la organización de la gestión detrás del curso online?

Como hemos señalado, un curso a distancia implica toda una serie de factores que van más allá de la realización del curso mismo. Hay factores de logística, administrativos, de marketing, de gestión del alumnado y del cuerpo docente que no se pueden dejar al azar.

Si no cuidan todos los procesos administrativos de un curso virtual, tu formación puede verse afectada en diversos pilares:

  • Académicos.
  • Económicos.
  • Técnicos.
  • De promoción.

Entre otros.

Finalmente, la educación online atraviesa todas las exigencias y requisitos de la educación presencial. La diferencia estriba en el vehículo que se utiliza para brindar la formación, pero alumnos y docentes requieren de todo un andamiaje que les brinde certidumbre legal y económica sobre su proceso de enseñanza-aprendizaje.

Tecnología para la gestión adecuada del curso online

Sabemos que todo lo que hemos mencionado no es sencillo de resolver. Una vez que se conocen los procesos administrativos de un curso virtual, sus factores parecen multiplicarse.

Seguramente ya piensas en el ejército de profesionales con el que no habías contado al diseñar tu curso online: contadores, administrativos, informáticos…

No te preocupes: hemos pensado en la solución perfecta para tu esfuerzo educativo.

En el mercado existen una gran variedad de software de gestión y automatización para administrar un curso en línea. Hay aplicaciones que te permiten administrar inscripciones, coordinarte con tu equipo de ventas, implementar campus virtuales y dotarte con herramientas para docentes y alumnos.

De entre todas estas soluciones tecnológicas, solo hay una que conjuga en un solo espacio: InfoMatika.

InfoMatika es una suite para la administración de todo tipo de formación a distancia o híbrida. Es una solución tecnológica que ahorra tiempo mediante la automatización de procesos de envío de información y unificación y estandarización de procesos internos y externos.

Es una suite que resuelve diversos aspectos de la administración de métodos y planes de pago, de todo lo referente a cobros mediante tarjeta de crédito, PayPal y otros sistemas electrónicos.

  • Realiza informes de tesorería.
  • Te ayuda a administrar todos los procesos de admisión como el control de matrículas y cuotas.
  • Administra formulario de inscripción on-line.
  • Realiza el seguimiento de prospectos y pre-inscriptos.

Solventa aspectos técnicos como la habilitación automática de Campus Virtual y la administración unificada y centralizada de sedes.

Y, lo más importante, realiza tareas de coordinación académica:

  • Alta de cursos, clases y modalidades.
  • Control de asistencia inteligente.
  • Agenda de actividades.
  • Evaluaciones.
  • Habilitación automática de material de estudio.
  • Seguimiento y control de docentes, tutores y auxiliares.
  • Administración de grupos por región, curso, inicio y modalidad.
  • Gestión de servidores y repositorio de archivos.

Con InfoMatika, además, se resuelve uno de los aspectos cruciales de un curso a distancia: su marketing. Con esta suite informática puedes:

  • Realizar informes de campañas en línea de sitios como Google, Facebook y otras redes sociales.
  • Generar promociones en diversos perfiles: fecha, cupos, códigos de promoción, descuentos, convenios educativos y especiales para exalumnos.
  • InfoMatika es la mejor alternativa para cumplir con todos los procesos administrativos de un curso virtual.

Ponte en contacto con nosotros para que te digamos cómo podemos ayudarte.

Conclusiones

Toda formación a distancia, usa las tecnologías de la comunicación para cumplir con un proceso de enseñanza y aprendizaje. Es una modalidad que ha tomado gran fuerza a partir de la emergencia pandémica, pues fue la manera de darle continuidad a las clases presenciales en un contexto de aislamiento social.

Hoy en día los cursos virtuales son una modalidad muy extendida, que se puede usar de manera exclusiva o en modelos de educación híbrida.

Como todo proceso educativo, la formación a distancia requiere cumplir con una serie de procesos administrativos: desde su marketing hasta su puesta en marcha, incluyendo la gestión de inscripciones y de bajas.

La coordinación académica y las comunicaciones son aspectos que se pueden resolver con una buena automatización de la administración de un curso online.

Una automatización como la que te ofrece la suite InfoMatika. Contactanos.

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